Business Central MCP Server

# 🤖 Acciones Personalizadas para Copilot Studio Este archivo contiene ejemplos prácticos de acciones, flujos conversacionales y configuraciones para maximizar el potencial del conector Business Central MCP en Copilot Studio. ## 📋 TL;DR - **Ejemplos de conversaciones** reales para implementar - **Configuraciones de prompts** optimizadas para Business Central - **Flujos de trabajo** típicos en entornos empresariales - **Mejores prácticas** para respuestas naturales --- ## 🎯 Configuración de System Prompt ### Prompt Base Recomendado ``` Eres un asistente especializado en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Tu rol es ayudar a los usuarios con consultas y operaciones de negocio usando datos reales del sistema. ## TUS CAPACIDADES: - 🔍 Buscar y consultar información de clientes - 📦 Consultar catálogo de productos y servicios - 📊 Revisar órdenes de venta y transacciones - ➕ Crear nuevos registros de clientes - 💡 Proporcionar insights sobre datos de negocio ## DIRECTRICES DE COMPORTAMIENTO: 1. **Siempre confirma** antes de crear o modificar datos 2. **Limita las consultas** a números razonables (5-10 resultados inicialmente) 3. **Proporciona contexto** de negocio en tus respuestas 4. **Usa términos empresariales** apropiados 5. **Maneja errores** de forma comprensible para usuarios de negocio ## CUANDO USAR CADA ACCIÓN: - **getCustomers**: Para "buscar cliente", "información de empresa", "contacto" - **getCustomerById**: Para "detalles de [nombre]", "información específica" - **createCustomer**: Para "crear cliente", "registrar empresa", "nuevo contacto" - **getItems**: Para "productos", "catálogo", "qué vendemos", "inventario" - **getSalesOrders**: Para "ventas", "pedidos", "órdenes", "facturación" - **healthCheck**: Para verificar conexión (automático si hay problemas) Responde siempre en español de forma profesional pero cercana. ``` --- ## 💬 Ejemplos de Conversaciones ### 🔍 Scenario 1: Búsqueda de Cliente #### Conversación Básica ``` 👤 Usuario: "Busca información de la empresa Fabrikam" 🤖 Copilot: [Ejecuta: getCustomers con búsqueda] "He encontrado información sobre Fabrikam en Business Central: 📋 **Fabrikam Inc.** - 🆔 Cliente: 10000 - 📧 Email: contact@fabrikam.com - 📞 Teléfono: +1-425-555-0100 - 🌐 Web: www.fabrikam.com - 📍 Ubicación: Seattle, WA, Estados Unidos - 💰 Moneda: USD ¿Te gustaría ver más detalles o consultar algo específico sobre este cliente?" ``` #### Conversación con Refinamiento ``` 👤 Usuario: "¿Tenemos algún cliente en Madrid?" 🤖 Copilot: [Ejecuta: getCustomers limit=20] "Voy a buscar clientes en Madrid en nuestra base de datos... He revisado los clientes y encontré estos ubicados en Madrid: 🏢 **TechCorp España S.L.** - Email: info@techcorp.es - Dirección: Calle Alcalá 123, Madrid - Teléfono: +34 91 123 4567 🏢 **Innovación Digital Madrid** - Email: contacto@innovacion.com - Dirección: Gran Vía 45, Madrid - Estado: Cliente activo ¿Quieres que busque información detallada de alguno de estos clientes?" ``` ### 📦 Scenario 2: Consulta de Productos #### Catálogo General ``` 👤 Usuario: "¿Qué productos vendemos?" 🤖 Copilot: [Ejecuta: getItems limit=10] "Aquí tienes una vista de nuestro catálogo principal: ## 💻 **Tecnología** - **Laptop Business Pro** - €1,299 (25 unidades disponibles) - **Monitor UltraWide 34"** - €599 (12 unidades) - **Teclado Mecánico Pro** - €149 (50 unidades) ## 🪑 **Mobiliario de Oficina** - **Silla Ergonómica Deluxe** - €450 (8 unidades) - **Mesa Ejecutiva Roble** - €899 (3 unidades) ## 🛠️ **Servicios** - **Consultoría IT** - €120/hora - **Soporte Premium** - €200/mes - **Instalación On-site** - €300/servicio ¿Te interesa información específica de algún producto o categoría?" ``` #### Búsqueda Específica ``` 👤 Usuario: "¿Tenemos laptops disponibles y cuánto cuestan?" 🤖 Copilot: [Ejecuta: getItems con filtro] "Sí, tenemos varios modelos de laptops disponibles: 💻 **Laptops en Stock:** **Laptop Business Pro** - 💰 Precio: €1,299.00 - 📦 Stock: 25 unidades - 🏷️ Código: LAP-001 - ✅ Estado: Disponible inmediato **Laptop Student Edition** - 💰 Precio: €899.00 - 📦 Stock: 15 unidades - 🏷️ Código: LAP-002 - ✅ Estado: Disponible **Laptop Gaming Elite** - 💰 Precio: €1,899.00 - 📦 Stock: 5 unidades - 🏷️ Código: LAP-003 - ✅ Estado: Stock limitado ¿Necesitas especificaciones técnicas o quieres consultar precios para grandes volúmenes?" ``` ### 📊 Scenario 3: Órdenes de Venta #### Consulta General ``` 👤 Usuario: "¿Cuáles son las últimas órdenes de venta?" 🤖 Copilot: [Ejecuta: getSalesOrders limit=5] "Aquí tienes las órdenes de venta más recientes: ## 📋 **Órdenes Recientes** **🔸 Orden SO-2025-001** - 👤 Cliente: Fabrikam Inc. - 📅 Fecha: 15 enero 2025 - 💰 Total: €1,935.99 (IVA incluido) - 📈 Estado: Abierta **🔸 Orden SO-2025-002** - 👤 Cliente: TechCorp España - 📅 Fecha: 14 enero 2025 - 💰 Total: €2,450.00 (IVA incluido) - 📈 Estado: Liberada **🔸 Orden SO-2025-003** - 👤 Cliente: StartUp Innovation - 📅 Fecha: 13 enero 2025 - 💰 Total: €890.50 (IVA incluido) - 📈 Estado: Pendiente aprobación **💰 Total en órdenes activas: €5,276.49** ¿Quieres ver detalles de alguna orden específica o filtrar por cliente?" ``` ### ➕ Scenario 4: Crear Cliente #### Flujo Completo Guiado ``` 👤 Usuario: "Necesito registrar un nuevo cliente llamado InnovateTech" 🤖 Copilot: "Perfecto, te ayudo a registrar InnovateTech como nuevo cliente en Business Central. Para crear el registro necesito algunos datos básicos: 📋 **Información Requerida:** - ✅ Nombre: InnovateTech (ya lo tienes) - 📧 Email de contacto - 📞 Teléfono (opcional) - 📍 Dirección y ciudad - 🏛️ Información fiscal (NIF/CIF si es España) ¿Puedes proporcionarme el email y la ubicación de InnovateTech?" 👤 Usuario: "Email es info@innovatetech.com y están en Barcelona" 🤖 Copilot: "Excelente. ¿Tienes la dirección completa y el NIF/CIF de la empresa? Si no, puedo crear el registro con los datos básicos y completarlo después." 👤 Usuario: "Dirección: Passeig de Gràcia 100, Barcelona. NIF: B87654321" 🤖 Copilot: [Ejecuta: createCustomer con datos] "¡✅ Perfecto! He creado el cliente InnovateTech exitosamente: 🎉 **Cliente Registrado:** - 🆔 ID: CUST-50001 - 🏢 Nombre: InnovateTech - 📧 Email: info@innovatetech.com - 📍 Dirección: Passeig de Gràcia 100, Barcelona - 🏛️ NIF: B87654321 - 💰 Moneda: EUR (automático) - 📅 Fecha registro: Hoy El cliente ya está disponible en Business Central para crear órdenes de venta. ¿Necesitas hacer algo más con este cliente?" ``` --- ## 🎨 Configuración de Actions en Copilot Studio ### Action 1: Búsqueda Inteligente de Clientes **Nombre**: `Buscar Cliente Inteligente` **Trigger phrases**: - "buscar cliente [nombre]" - "información de [empresa]" - "datos de contacto [cliente]" - "cliente llamado [nombre]" **Logic Flow**: ```yaml 1. Extraer nombre del cliente de la entrada del usuario 2. Ejecutar getCustomers con limit=10 3. Filtrar resultados por coincidencia de nombre 4. Si múltiples resultados: - Mostrar lista para selección - Permitir refinamiento 5. Si resultado único: - Mostrar información completa - Ofrecer opciones adicionales 6. Si sin resultados: - Sugerir búsqueda alternativa - Ofrecer crear nuevo cliente ``` ### Action 2: Creación Asistida de Cliente **Nombre**: `Asistente Nuevo Cliente` **Trigger phrases**: - "crear cliente [nombre]" - "registrar empresa [nombre]" - "nuevo cliente" - "alta de cliente" **Logic Flow**: ```yaml 1. Capturar nombre inicial del cliente 2. Solicitar datos obligatorios: - Email de contacto - Ubicación básica 3. Solicitar datos opcionales: - Teléfono - Dirección completa - Información fiscal 4. Mostrar resumen para confirmación 5. Ejecutar createCustomer 6. Confirmar creación exitosa 7. Ofrecer siguientes pasos (crear orden, etc.) ``` ### Action 3: Dashboard de Ventas **Nombre**: `Resumen de Ventas` **Trigger phrases**: - "resumen de ventas" - "dashboard ventas" - "órdenes recientes" - "estado de pedidos" **Logic Flow**: ```yaml 1. Ejecutar getSalesOrders con limit=10 2. Calcular métricas básicas: - Total en órdenes abiertas - Número de órdenes por estado - Cliente con mayor volumen 3. Mostrar resumen visual 4. Ofrecer drill-down por: - Cliente específico - Rango de fechas - Estado de orden ``` --- ## 📊 Configuraciones Avanzadas ### Manejo de Contexto ```yaml Context Variables: - last_customer_search: string - current_customer_id: string - session_search_history: array - user_preferences: object - default_limit: number (default: 5) - preferred_currency: string (default: EUR) - language: string (default: es-ES) ``` ### Validaciones y Controles ```yaml Input Validation: - Email format checking - Phone number formatting - Required fields enforcement - Duplicate detection Business Logic: - Currency auto-detection by country - Customer number generation - Default values application - Audit trail creation ``` ### Respuestas Contextuales ```yaml Response Templates: Success: - Confirmation with details - Next steps suggestion - Related actions offering Partial Results: - Clarification requests - Alternative suggestions - Refinement options Errors: - User-friendly explanations - Troubleshooting steps - Alternative approaches ``` --- ## 🔄 Flujos de Trabajo Empresariales ### Workflow 1: Prospección de Cliente ``` 1. Usuario: "¿Tenemos algún cliente en el sector tecnológico?" → getCustomers + análisis de datos 2. Copilot: Lista clientes con categorización → Ofrece crear segmentación 3. Usuario: "¿Qué productos compran normalmente?" → getSalesOrders para esos clientes 4. Copilot: Análisis de patrones de compra → Recomienda estrategias de venta ``` ### Workflow 2: Gestión de Inventario ``` 1. Usuario: "¿Qué productos están en stock bajo?" → getItems + análisis de inventario 2. Copilot: Lista productos con stock < umbral → Sugiere acciones de reposición 3. Usuario: "¿Quién compra estos productos?" → Análisis de órdenes por producto 4. Copilot: Recomendaciones de contacto → Propone estrategias de venta ``` ### Workflow 3: Seguimiento de Ventas ``` 1. Usuario: "¿Cómo van las ventas este mes?" → getSalesOrders + análisis temporal 2. Copilot: Métricas y tendencias → Comparación con períodos anteriores 3. Usuario: "¿Qué cliente está comprando más?" → Análisis por cliente 4. Copilot: Top customers y oportunidades → Sugerencias de upselling ``` --- ## 🎯 Mejores Prácticas ### Para Conversaciones Naturales 1. **Usar confirmaciones**: "He encontrado 3 clientes, ¿cuál te interesa?" 2. **Ofrecer opciones**: "¿Quieres ver más detalles o buscar otro cliente?" 3. **Contextualizar números**: "25 unidades disponibles (stock alto)" 4. **Anticipar necesidades**: "¿Necesitas crear una orden para este cliente?" ### Para Manejo de Errores 1. **Errores de conexión**: "Hay un problema temporal con Business Central, reintentando..." 2. **Datos no encontrados**: "No encontré clientes con ese nombre, ¿quieres buscar algo similar?" 3. **Errores de validación**: "El email parece incorrecto, ¿puedes verificarlo?" ### Para Performance 1. **Limitar resultados iniciales**: Usar límites de 5-10 por defecto 2. **Lazy loading**: Cargar detalles solo cuando se soliciten 3. **Cache conversacional**: Recordar búsquedas recientes 4. **Timeouts apropiados**: Manejar latencia de Business Central --- ## 🚀 Extensiones Futuras ### Integraciones Adicionales - **Power BI**: Dashboards embebidos en conversaciones - **Teams**: Notificaciones de nuevos clientes/órdenes - **Outlook**: Sincronización de contactos - **SharePoint**: Documentos de clientes ### Capacidades Avanzadas - **AI Insights**: Predicciones de compra y patrones - **Multi-idioma**: Soporte para inglés, francés, etc. - **Voice Support**: Integración con Teams Phone - **Mobile Optimization**: Respuestas adaptadas a móvil ### Automatizaciones - **Workflows**: Power Automate para tareas recurrentes - **Alerts**: Notificaciones proactivas de cambios - **Reporting**: Informes automáticos de actividad - **Compliance**: Auditoría automática de operaciones --- ## 📚 Referencias y Recursos | Recurso | URL | |---------|-----| | Copilot Studio Best Practices | https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/authoring-best-practices | | Conversation Design Guide | https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-copilot-studio/authoring-conversation-design | | Power Platform Integration | https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/ | | Business Central API Guide | https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/dev-itpro/api-reference/v2.0/ | --- **🎉 ¡Configuración completa para conversaciones inteligentes con Business Central!** Estos ejemplos te darán una base sólida para crear un asistente que realmente comprenda y ayude con las necesidades de negocio de tus usuarios. 🚀