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{ "meeting_management_system": { "product_name": "会议管理系统", "description": "厦门中软国际卓越培训中心会议管理系统，实现会议室管理、会议议题管理、会议管理、会务管理、会议资源管理、会议资料管理等全流程数字化管理，提升会议组织效率，优化资源配置，规范会议文档管理。", "knowledge_base": "# 会议管理系统产品文档\n\n## 1. 产品概述\n\n### 1.1 产品定位\n会议管理系统是企业进行决策、协商的重要组织形式，是企业日常办公处理事务的重要手段，是办公流程中不可缺少的重要环节。本系统旨在通过信息化技术，实现会前、会中、会后的信息管理与智能化控制，做到会前周密安排电子化，会中科学管理智能化，会后会议文档流转的规范化和信息发布网络化。\n\n### 1.2 建设目标\n- 建立会议管理的资源平台，实现统一的数据管理、统一的用户管理身份认证及统一消息通讯\n- 建立会议资源管理平台，实现会议室、会议设备等其他相关会议资源、会议设备的预定、管理\n- 建立会议管理业务，实现会议议题审批、会议计划定制、会议通知发送\n- 实现会议纪要等会议文档的流转、审批、归档\n\n### 1.3 技术架构\n- **数据库**：Oracle 9i，10g\n- **应用中间件**：Tomcat 5、6，其他兼容的Java EE 4、5应用服务器\n- **集成接口**：短信集成接口、邮件集成接口、提示屏集成接口\n\n## 2. 核心功能模块\n\n### 2.1 会议室管理\n\n#### 2.1.1 会议室显示\n- **日视图**：横轴为一天的时间段，纵轴为各个会议室名称，高亮显示被占用的时间段\n- **周视图**：横轴为星期一到星期日，纵轴为各个会议室，显示会议名称并可点击查看详情\n- **月视图**：以日历模式展现，通过不同背景色区分会议状态，显示会议摘要信息\n\n#### 2.1.2 会议室基础管理\n- **会议室添加**：名称、地点、可容纳人数、联系人、联系电话、会议室介绍、黑板设备、音响设备、备注\n- **会议室修改**：支持对已添加会议室的属性修改\n- **会议室删除**：支持会议室删除，有防误操作提示\n- **会议室预定**：集成会议时间、与会人员日程冲突检查\n\n#### 2.1.3 会议室使用分析\n- **使用情况查询**：支持按日期查询，多视图展示\n- **使用情况统计**：支持时间段内的会议情况统计\n\n### 2.2 会议议题管理\n\n#### 2.2.1 议题生命周期管理\n- **议题登记**：填写会议议题相关信息，选择审批流程模板\n- **结束登记**：议题登记完成后必须结束登记，流程才能进入下一步\n- **议题审核**：支持多级审核流程，通过后成为正式讨论议题\n\n#### 2.2.2 议题内容管理\n- **编辑正文**：支持在线编辑或文档引入\n- **添加附件**：支持为议题添加相关附件\n\n### 2.3 会议管理\n\n#### 2.3.1 会议分类管理\n- **内部会议**：需要填写会务申请单，需要提交审核\n- **外部会议**：不需要审核，不需要会议申请单\n\n#### 2.3.2 会议基础管理\n- **会议显示**：列表形式显示会议信息，支持排序和筛选\n- **会议添加**：填写会议基本信息，支持日程冲突检查\n- **会议修改**：未提交审核时可修改，提交后需管理员修改\n- **会议删除**：未提交审核时可删除，提交后需管理员删除\n\n#### 2.3.3 会议角色管理\n- **会议申请人**：各部门负责申请会议室的人员\n- **会议审核人**：负责会议申请审核，也是会议室和会务属性管理员\n- **会务执行人**：根据会议申请单做会议召开前的准备工作\n- **普通用户**：内部用户可查看所有会议记录，外部用户按权限查看\n\n#### 2.3.4 会议流程管理\n- **会议申请**：内部会议需要提交申请，申请后不能修改删除\n- **会议审核**：管理员进行集中审核，支持批准、修改、取消操作\n- **会议通知**：支持即时消息、短信、邮件等多种通知方式\n- **会议记录**：会议召开后记录者进行记录，支持多媒体附件\n- **会议纪要**：基于会议记录生成会议纪要、决议、通告等\n\n#### 2.3.5 会议查询统计\n- **会议查询**：支持按会议名称、地点、时间、主办单位等多条件查询\n- **会议统计报表**：会议室使用统计、办会人员统计、各类会议统计\n\n### 2.4 会务管理\n\n#### 2.4.1 会务申请管理\n- **会务申请单属性**：麦克需求、投影仪需求、签到需求、车证需求、横幅需求、桌签需求、茶水需求、用餐需求、住宿需求等\n- **会务执行**：申请通过后生成会务申请单，提交给会务执行人\n\n#### 2.4.2 参会管理\n- **参会报名**：参会单位填报参会人员信息\n- **参会签到管理**：支持网上登记报到和会务人员录入\n- **手工签到管理**：支持打印签到表，数字化后导入系统\n\n### 2.5 会议资源管理\n\n#### 2.5.1 资源基础管理\n- **资源登记**：会议室、投影仪、车辆等资源登记管理\n- **资源信息**：记录资源的详细配套信息和使用情况\n- **资源统计**：对资源使用情况进行统计分析\n\n#### 2.5.2 资源预定管理\n- **资源查询**：查询会议室及会议设备的预定情况和空闲时间\n- **资源预定**：预定会议室及会议设备，记录预定情况\n- **冲突处理**：对资源冲突进行提示，支持人工协调解决\n\n### 2.6 会议资料管理\n- **资料录入**：支持手工录入、扫描、照相、录音、录像等多种形式\n- **资料管理**：对会议产生的各种文件进行统一管理\n\n### 2.7 系统集成接口\n\n#### 2.7.1 短信集成接口\n- 会议通知和提醒的短信发送\n- 与短信系统的集成实现\n\n#### 2.7.2 邮件集成接口\n- 会议通知和提醒的邮件发送\n- 与邮件系统的集成实现\n\n#### 2.7.3 其他系统集成\n- **消息管理中心**：会议相关消息的统一管理\n- **日程管理系统**：日历数据的传递和展示\n- **内部办公门户网站**：会议通告、纪要的发布\n\n## 3. 关键业务流程\n\n### 3.1 内部会议管理流程\n1. **会议申请**：申请人填写会议信息，提交申请\n2. **会议审核**：管理员审核会议申请，批准或拒绝\n3. **会议通知**：批准后通知申请人和与会人员\n4. **会务准备**：会务执行人根据申请单进行准备\n5. **会议召开**：按计划召开会议\n6. **会议记录**：记录者进行会议记录\n7. **会议纪要**：生成会议纪要和决议\n\n### 3.2 会议室预定流程\n1. **查询可用会议室**：用户查询指定时间的可用会议室\n2. **填写预定信息**：填写会议时间、与会人员等信息\n3. **冲突检查**：系统检查与会人员日程和会议室冲突\n4. **确认预定**：无冲突或冲突处理后确认预定\n5. **预定通知**：发送预定确认通知\n\n### 3.3 会议议题管理流程\n1. **议题登记**：登记议题信息，选择审批流程\n2. **结束登记**：完成议题登记，进入审批流程\n3. **议题审核**：按流程进行多级审核\n4. **议题确定**：审核通过后成为正式议题\n5. **议题分配**：分配到相应会议进行讨论\n\n## 4. 数据模型\n\n### 4.1 会议室信息\n- 会议室ID、名称、地点、容纳人数、联系人、联系电话、介绍、设备配置、备注\n\n### 4.2 会议信息\n- 会议ID、名称、内容简述、开始时间、结束时间、地点、主办方、记录者、与会人数、会议类型、状态\n\n### 4.3 会议议题\n- 议题ID、标题、内容、附件、状态、审批流程、当前审批人\n\n### 4.4 用户角色\n- 用户ID、姓名、部门、角色类型、权限级别\n\n### 4.5 资源信息\n- 资源ID、名称、类型、状态、使用记录、维护信息\n\n## 5. 非功能需求\n\n### 5.1 性能需求\n- 支持多用户并发访问\n- 界面响应时间在可接受范围内\n- 数据查询和统计性能优化\n\n### 5.2 安全需求\n- 用户身份认证和权限控制\n- 数据传输和存储加密\n- 操作日志记录和审计\n\n### 5.3 可用性需求\n- 系统稳定运行，故障恢复机制\n- 数据备份和恢复策略\n- 用户友好的界面设计\n\n### 5.4 兼容性需求\n- 支持主流浏览器访问\n- 与现有OA系统的兼容性\n- 移动端适配考虑\n\n## 6. 部署环境\n\n### 6.1 硬件环境\n- **数据服务器**：满足Oracle数据库运行要求\n- **应用服务器**：满足Java EE应用服务器运行要求\n\n### 6.2 软件环境\n- **操作系统**：支持Java EE应用服务器的操作系统\n- **数据库**：Oracle 9i，10g\n- **应用中间件**：Tomcat 5、6，其他兼容的Java EE 4、5应用服务器\n\n## 7. 风险评估\n\n### 7.1 高风险项目\n- 网络安全风险\n- 流程设计风险\n- 架构设计风险\n- 进度风险\n- 操作流程风险\n\n### 7.2 中风险项目\n- 技术栈选择\n- 系统集成\n- 权限控制\n- 数据安全\n- 需求变更\n\n## 8. 改进建议\n\n### 8.1 短期改进\n- 补充UI/UX设计需求\n- 完善非功能需求规格\n- 建立风险管理机制\n- 优化核心业务流程\n\n### 8.2 中期改进\n- 升级产品定位为数字化会议与协作平台\n- 优化功能架构设计\n- 加强系统集成能力\n- 增强数据分析和智能化功能\n\n### 8.3 长期改进\n- 制定分阶段发展路径\n- 构建开放生态系统\n- 探索商业化机会\n- 建立持续改进机制" } }